主題: 聖約翰科技大學校友會五月份工作會議

時間:  2010/5/4(週二)19:00~21:30pm

地點:  台北市忠孝東路二段94號第一銀行大樓4樓

出席人員：曾恩明、沈祖慰、林永芳、楊先基、莊鴻偉、江信緯、曾致晟、張育雯等

請假：陳建榮、莊易霑、陳林富、劉士娟、葉永乾

議程：

1.          主席報告

l          本次會議的重點為第二次理監事會後及校慶前的相關事宜。

l          理監事會後的重要行事(詳情見網站相關報導)

1.          上海聖約翰大學同學會會長們聚餐活動

2.          北京聖約翰大學同學會魯平會長們的邀宴

3.          東莞新埔同學聚餐決定成立同學會

4.          周一返校與技合處校翎及職涯輔導中心何主任溝通通訊資料庫建制問題

5.          下周三起連續三週與應屆畢業生面對面溝通，與前校友會總幹事呂允仁學長研究推出一年期的專案，盼能從這屆開始不再流失應有的校友會員。

2.          討論議案:

l          理監事會決議執行狀況

                             i.                使命宣言仍思考完善中，並將在網站上公布期望能集思廣義，並按計畫於下兩次會議再討論後，提年會討論定案，再正式公布周知。

                           ii.                校慶活動調整案部份，59同學會籌備順利，請楊先基學長代表報告(請見附件)，希望能形成典範進而影響各屆都能比照舉辦。另學校安排的系友回娘家活動，大家應協助推動促成，也請理監事協助所屬認各系推廣，號召同學共同參與。

                          iii.                校友服務策略提案已經會長於會議中提出，為確保有效落實，會後會長再拜訪校長確認。並當晚拜訪董事會研發小組召集人賴榮信主教，充份交換意見，獲得賴主教的全力支持，希望將來能逐漸發展，由短期有專人負責到長期成立校友服務中心。

                         iv.                理監事參與專案小組案部份，由秘書長搜集未出席理監事意見，整 合後再考慮各組的需求與均衡發展，形成最後的建議案。

                           v.                財務及捐款報告部份將於新網站公布，由本屆的任期開始披露，特別是捐款部份應立即公布，以昭公信。另因目前財務人員出缺，請大家協助推荐給秘書長。

l          傑出校友的選拔活動

                             i.                已訂於五月六日由校長親自召開遴選委員會討論決定。

                           ii.                已推薦沈祖慰、林永芳、莊佑輔、童至誠、杜純琛等五人為校友會代表參加，會長與專案小組主席陳建榮學長因有推薦候選人，依理監事會決議，僅列席備詢而不參與投票。

l          理監事專案小組分工研究

                             i.                目前已整理好理監事會當天所搜集的回饋資料，由秘書長再搜集整理未出席者的意見後，作最後的提案確認。

l          理監事會費收取作業計畫與執行

                             i.                目前僅七位理監事未交，請秘書長再催收後，最後由會長出面處理。

l          校友通訊資料庫專案進展

                             i.                雖經與技合處協調有半個人力處理此事，週一會長到學校追蹤進度，至今狀況顯然仍不理想，將由會長再與副校長研究突破之道。

                           ii.                已考慮運用暑期工讀機會，找尋在校同學協助處理，以加快速度。

                          iii.                無論如何希望於九月份到今年底完成初步結果。

l          溝通平台(網站與電子報短信等)規劃專案進展

                             i.                截至目前為止，尚有許多難以克服的困難，委由林永芳學長負責全盤考慮，研究出以目前資源而言的最佳解決方案。

                           ii.                電子報部份以及運用臉書、推特、噗浪等社群網站加強校友互動之事亦請江信緯與曾致晟兩位學長協助處理。

l          學生會聯合會籌備進展

                             i.                由於原委託之張碩容學長創業期間業務繁忙，難以依原計畫推動。

                           ii.                請江信緯學長接手此一工作。

l          系友會推動專案進展

                             i.                已有副校長主持召集所有系主任參加的推動系友會正式會議。

                           ii.                此次校慶亦全面展開系友回娘家活動。

                          iii.                委請林永芳學長繼續推動此事。

l          校友講座(校內外)的規劃

                             i.                原商請惠珠學長續辦講座活動，需從新規劃推動，結合本屆畢業生的輔導專案，預計於九月份開始進行。

                           ii.                委請翁宜新學長主動配合呂允仁學長推動此事。

l          五月八日校慶返校活動規劃

                             i.                59同學會籌備順利，應能達到預定的目標，也希望能形成標竿作用，引導其他各屆跟進，委請葉永乾及楊先基兩位學長協助。

                           ii.                校友盃籃球賽由沈祖慰學長負責。

                          iii.                上海聖約翰各地會長的接待工作，由會長與上海聖約翰小組(曾鴻鍊、顏雪慧、崔俊人、王健行、蔣昌樑、張仲民)負責配合學校處理。九日下午四點五十召開第一次會議。

                         iv.                其他校友接待攤位及系友會事宜委請林永芳學長總負責，其他夥伴配合協助。

l          專案小組的分工

                             i.                傑出校友小組已由陳建榮學長負責處理

                           ii.                通訊資料庫建制請經驗豐富的楊先基學長參與

                          iii.                溝通平台小組已由林永芳負責推動，電子報及社群網站(臉書、推特、噗浪等)請江信緯及曾致晟學長協助。

                         iv.                聯絡網路小組委請江信緯學長接續推動，本月12,19,26日請隨會長返校參加應屆畢業同學的週會。

                           v.                校慶活動小組委請葉永乾學長負責推動。

                         vi.                上海聖約翰小組已經理監事會通過請曾鴻鍊學長負責。

                        vii.                系友會小組委請林永芳學長暫代並籌組負責團隊。

                      viii.                分會小組邀請葉永乾學長參加。

                         ix.                文書小組仍請莊易霑學長負責。

                           x.                公關小組由童至誠學長負責籌組團隊。

                         xi.                活動小組由翁宜新參與籌組。

                        xii.                募款小組委請陳建榮暫代並籌組團隊

3.          主席結論

l          校友會的工作純粹為公益奉獻的良心事業，感謝大家的無私熱心付出，如與事業衝突或有困難請隨時提出，相信大家都能理解，在可能的狀況下，盡量協助安排代理的人選，以確保工作的延續。

l          以實際的工作成果與績效贏得大家的認同與支持，讓同學們參加校友會，感覺物超所值對己有利，最後我們能理直氣壯的收取會費。

l          共同努力創造一個令人羨慕足以自豪的校友會。

4.          散會、合影留念