聖約翰科技大學校友會公關小組第一次會議記錄

公關小組召開會議討論啟動校友關懷行動計畫，以及以對內公關為主的工作。大家積極的參與 和熱烈的討論， 為校友會凝聚四萬多校友的感情，創造了一個全新的起點。熱烈童志誠學長熱心推動校友會公關工作多年，如今又有李坤鐘、陳照文、王祐國、鄭惠珠、余存森等學 長的協助，以及網站和通訊資料小組的支持，值得大家喝彩與期待。詳情請參考公關小組會議紀錄如下：

時間：2010年8月25日下午六點半

會議地點:台北市南京東路3段133號六福皇宮B1

主席：童志誠學長      記錄：王祐國學長

出席人員：公關小組召集人童志誠、成員陳照文、李坤鍾、王祐國

列席人員：校友會會長曾恩明會長、常務理事張員榮、林永芳及鄭惠珠學姊.

會議內容：

一、報告事項(童志誠學長)：

1. 主席報告：

童學長感謝會長,各學長學姊百忙撥空來參加公關小組的第一次會議,希望在曾會長的帶領下,聖約翰校友會的會務會蒸蒸日上,替校友服務,凝聚更多向心力。

2. 會長報告(曾恩明會長)：

• 感謝大家的熱心參與，公關小組繼網站、上海聖約翰、校慶、活動、募款小組，成為第六個召開會議正式運作的小組。

• 公關小組負責校友會的公關活動，目前最緊要的是對內公關，先凝聚四萬五千名校友的凝聚力與認同感。

• 希望公關小組不斷發掘值得表揚的校友及團體活動，在校友會網站披露。例如李坤鐘學長67電機孝班，每年最少同學會3次，並與校慶及校友年會做結合。林永芳學長班上也剛回學校舉辦聯誼活動。

• 請考慮運用科技的方法，如電子郵件及手機簡訊等，配合傳統的探訪與電話，展開對校友們的實質關懷，甚至考慮聘請專人來處理。

3. 網站小組報告(林永芳學長)：

• 目前新的校友會網站已建置完成並公開了，歡迎大家善加運用。

• 亟需公關小組提供校友相關資訊，以便充實網站分享交流的內容。

• 目前有建檔的校友資料只有4千多筆，不到校友人數的1/10，應可以整理生日資料，配合寄發電子賀卡。

4. 通訊資料小組報告(張員榮學長)：

• 新接小組工作，將先了解技合處及校友會資料現況，再定工作計畫。

• 考慮運用學校工讀生協助整理資料及電話聯絡工作。

• 籌建長齡生命關懷中心，未來可做校友接待的場所，並計劃再做些校友會的紀念品或學校一些簡介,讓校友來領取。

5. 募款小組會議報告(陳照文學長)：

• 代表公關小組參加募款小組會議，年會籌備狀況積極順利，募款二十萬可順利達成，應會有令人耳目一新的展現，可趁機加強對內公關活動。

• 年會報到時將立即拍沙龍照，結束後即可領相片(已裝相框)作紀念。

• 另個人負責高爾夫球隊的募款責任額是5萬，並負責邀請3桌校友。

6. 鄭惠珠學長亦分享以往校友會聯絡及成立分會的寶貴經驗。

 二、討論事項：

• 對學校的在學學生提供清寒獎學金

• 提供即將畢業的學弟妹就業資訊的協助

• 在畢業時送個可以傳承下來的紀念品

• 對校友的婚喪喜慶致意方式

• 利用假日集中打電話聯絡校友

• 參加各地分會的活動

• 利用電話簡訊作生日及年節祝賀

• 配合聯絡網絡小組(江信緯學長)串聯各屆次及系友會

三、結論：

• 由林永芳學長將現有的校友資料作整理，準備作電子生日賀卡的寄發。

• 由張員榮學長聯絡技合處，確認目前校友資料整理狀況，以便進一步的處理。

• 整理目前已有的校友獎學金，於網站上批露，再進一步研究用校友會名義設一個獎學金的可能性。

• 目前學生參與講座比較不積極，需再研究如何舉辦這類的活動。可先觀察此次年會的傑出校友分享活動的反應。

• 適當的協助校友們作工作的媒合與事業商機的交流合作。

• 開始準備用e-mail或手機簡訊表達對校友生日及年節的祝賀。

• 研擬在學校請工讀生，每天花2~3小時，專職來打電話聯繫並協助整理校友通訊資料。