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發佈時間:2010-07-05 00:00:00 瀏覽數:1751
校友服務策略的思考-草案

校友服務策略的思考-草案(請大家踴躍提供意見)

曾恩明草擬

 

校友服務策略應為學校發展策略重要的一環,尤以國內教育環境因人口結構與激烈變動日趨嚴峻,而校友累積人數與潛藏資源,隨著時日不斷增加。若能形成相互間有機結合,必能相輔相成共存共榮。反之,雙方均可能由於未能有效整合資源,在競爭激烈的環境中,因勢單力薄而逐漸陷入困境。

 

學校與校友之間,應為密切的相互依賴關係。學校在經營過程中,必然面臨招生、教學、評鑑、財務、資源短缺、產業資訊來源等問題。校友應為學校最佳後盾與支持者,就本身事業之便,協助學校取得所需之各項訊息與資源,大幅強化學校之競爭實力。校友經過學校有計畫的培育後,畢業進入完全陌生的職場,亟需在既有的知識基礎上,學習工作上所需知識與技能。學校可以成為校友永遠的學習基地,協助校友及時複習、更新、補充、轉換專業知識與技能,持續增強職場生存能力與價值。

 

畢業校友是學校出產的成品,進入市場後的功能與價值,充份反應學校製造生產的能力,及在社會上的評價與地位。學校可經由校友的表現,及對校友的訪談調查,發現培育過程的問題,並及時調整因應,不斷優化內部作業,強化市場競爭力,達到最佳化的狀態。

 

為應付日益競爭的環境,學校的活動亦應由以往侷限於校園內與學生在校期間,延伸到校園外與學生入學前與畢業後。學校與同學的關係亦可援引企業慣用的客戶關係管理(CRM)的概念,由以往的一次買賣關係--畢業後即服務結束銀貨兩訖,轉化為終生服務創造持續價值的模式,進而由與每一位同學(客戶)持續有效的關係中,創造彼此最大的價值。

 

因此,學校在制定發展策略時,應納入校友服務策略,並將之提升至與招生策略等量齊觀的位階。兩者一進一出、一短期一長期、一引新一保舊,均為學校發展至為重要而不可偏廢的一環。長期而言,良好的校友發展與向心力,可為學校帶來良好的口碑與推荐力量,確保招生工作順利成功。目前學校同學有相當比例,來自於校友的推荐,甚至就是校友的第二代或親人,可為最佳佐證。且為數可觀的校友於企業用人時,優先考慮晉用母校學弟妹。不但形成相互提攜扶持的良性循環,更有機會解決部份學校輔導畢業生就業的壓力。

 

環顧學校發展中所需的各項資源,均有機會於累積四十餘年,為數四萬多校友群中發掘與取得。然而實際上卻常在需要時,如同大海撈針不知從何著手。或者有明確目標後,卻在接觸後不得要領不了了之。究其原因,應為學校成立至今,尚無明確的校友服務策略,亦無專人專責校友服務工作,僅聊備一格的納入技合處一位工作人員的眾多工作項目之一,且乏明確工作目標與考核標準。長期因循至今,不僅基本的校友聯絡資料與統計數據大量缺失,難以在同學畢業離校後,主動保持聯繫與提供服務,更遑論鞏固與強化校友的認同感與向心力。而欠缺認同感與向心力的校友,無論數量多龐大、成就多輝煌、資源多豐富,在學校有需求時,均將因不知道、聯絡不到、不願意,而產生不了任何助益。

 

基於以上所述,建議學校應明確校友服務策略為學校發展策略重要的一環。並成立專案小組,負責發展相關的論述、規劃、執行方案及追蹤考核機制。其思考內容可包含:

  • 發展相關的論述與形成經營的理念與共識,為支持落實校友服務策略創造強而有力的基礎。

  • 將校友服務策略有機融入整體行政系統,使自然成為學校經營價值鏈重要的一環。

  • 明確各職能部門落實校友服務工作的長中短期目標,及具體的相關配套作業(含標準作業流程),並定期追蹤進度與成效。

  • 於人力資源系統內,訂定相關的考核指標與獎懲機制,確保充份支持與反映校友服務工作的落實。

  • 因應學校目前狀況,分階段或一次到位,由配置專人到成立專責部門,專責統合相關資源,確保依計畫進度具體執行,如期達成各階段目標。

  • 明確與校友會的分工與互動方式,有效運用校友會,作為學校與廣大校友的橋樑,相互搭配服務校友,強化校友對母校的認同感與向心力。

校友會亦正持續思考強化校友會功能,透過創造對校友的實質利益,增進校友對校友會的認同感與向心力,進而號召校友展開對母校的實質回饋行動。計畫陸續提供的內容包含:

 

  • 終身使用的電子郵件信箱

  • 每月聖約翰校友會電子報

  • 校友資料的查詢與連繫

  • 參加校友輔導講座

  • 就業需知與職場心法

  • 創業過來路

  • 升學甘苦談與獨家秘笈

  • 校友個人履歷與事業網頁

  • 商機與職訊的交換與媒合

  • 校友溝通交流平台(虛擬的網站與實體的專題活動)

另針對校友的需求,思考可配合學校服務校友的項目包含:

  • 終身學習資源中心

  • 學校課程資源(學分班、在職專班等)

  • 圖書館運用(含實體與網路,特別是專業資料庫)

  • 產學合作資源(運用學校既有師生人力作研發或專案)

  • 學校場地資源(租用學校空檔期間作企業內訓場地)

  • 學校人力資源(以專案方式有償使用學校有經驗人力辦學習活動)

  • 其他學習資源

  • 校友事業育成中心(可以明訂回饋辦法與分享機制,逐漸發展成為既能協助校友又可創造利潤的機構)

  • 法律事務

  • 財務規劃

  • 行政管理

  • 市場行銷

  • 人力資源

 

 

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