校友服務策略的思考-草案(請大家踴躍提供意見)

曾恩明草擬

校友服務策略應為學校發展策略重要的一環，尤以國內教育環境因人口結構與激烈變動日趨嚴峻，而校友累積人數與潛藏資源，隨著時日不斷增加。若能形成相互間有機結合，必能相輔相成共存共榮。反之，雙方均可能由於未能有效整合資源，在競爭激烈的環境中，因勢單力薄而逐漸陷入困境。

學校與校友之間，應為密切的相互依賴關係。學校在經營過程中，必然面臨招生、教學、評鑑、財務、資源短缺、產業資訊來源等問題。校友應為學校最佳後盾與支持者，就本身事業之便，協助學校取得所需之各項訊息與資源，大幅強化學校之競爭實力。校友經過學校有計畫的培育後，畢業進入完全陌生的職場，亟需在既有的知識基礎上，學習工作上所需知識與技能。學校可以成為校友永遠的學習基地，協助校友及時複習、更新、補充、轉換專業知識與技能，持續增強職場生存能力與價值。

畢業校友是學校出產的成品，進入市場後的功能與價值，充份反應學校製造生產的能力，及在社會上的評價與地位。學校可經由校友的表現，及對校友的訪談調查，發現培育過程的問題，並及時調整因應，不斷優化內部作業，強化市場競爭力，達到最佳化的狀態。

為應付日益競爭的環境，學校的活動亦應由以往侷限於校園內與學生在校期間，延伸到校園外與學生入學前與畢業後。學校與同學的關係亦可援引企業慣用的客戶關係管理(CRM)的概念，由以往的一次買賣關係--畢業後即服務結束銀貨兩訖，轉化為終生服務創造持續價值的模式，進而由與每一位同學(客戶)持續有效的關係中，創造彼此最大的價值。

因此，學校在制定發展策略時，應納入校友服務策略，並將之提升至與招生策略等量齊觀的位階。兩者一進一出、一短期一長期、一引新一保舊，均為學校發展至為重要而不可偏廢的一環。長期而言，良好的校友發展與向心力，可為學校帶來良好的口碑與推荐力量，確保招生工作順利成功。目前學校同學有相當比例，來自於校友的推荐，甚至就是校友的第二代或親人，可為最佳佐證。且為數可觀的校友於企業用人時，優先考慮晉用母校學弟妹。不但形成相互提攜扶持的良性循環，更有機會解決部份學校輔導畢業生就業的壓力。

環顧學校發展中所需的各項資源，均有機會於累積四十餘年，為數四萬多校友群中發掘與取得。然而實際上卻常在需要時，如同大海撈針不知從何著手。或者有明確目標後，卻在接觸後不得要領不了了之。究其原因，應為學校成立至今，尚無明確的校友服務策略，亦無專人專責校友服務工作，僅聊備一格的納入技合處一位工作人員的眾多工作項目之一，且乏明確工作目標與考核標準。長期因循至今，不僅基本的校友聯絡資料與統計數據大量缺失，難以在同學畢業離校後，主動保持聯繫與提供服務，更遑論鞏固與強化校友的認同感與向心力。而欠缺認同感與向心力的校友，無論數量多龐大、成就多輝煌、資源多豐富，在學校有需求時，均將因不知道、聯絡不到、不願意，而產生不了任何助益。

基於以上所述，建議學校應明確校友服務策略為學校發展策略重要的一環。並成立專案小組，負責發展相關的論述、規劃、執行方案及追蹤考核機制。其思考內容可包含：

• 發展相關的論述與形成經營的理念與共識，為支持落實校友服務策略創造強而有力的基礎。

• 將校友服務策略有機融入整體行政系統，使自然成為學校經營價值鏈重要的一環。

• 明確各職能部門落實校友服務工作的長中短期目標，及具體的相關配套作業(含標準作業流程)，並定期追蹤進度與成效。

• 於人力資源系統內，訂定相關的考核指標與獎懲機制，確保充份支持與反映校友服務工作的落實。

• 因應學校目前狀況，分階段或一次到位，由配置專人到成立專責部門，專責統合相關資源，確保依計畫進度具體執行，如期達成各階段目標。

• 明確與校友會的分工與互動方式，有效運用校友會，作為學校與廣大校友的橋樑，相互搭配服務校友，強化校友對母校的認同感與向心力。

校友會亦正持續思考強化校友會功能，透過創造對校友的實質利益，增進校友對校友會的認同感與向心力，進而號召校友展開對母校的實質回饋行動。計畫陸續提供的內容包含：

• 終身使用的電子郵件信箱

• 每月聖約翰校友會電子報

• 校友資料的查詢與連繫

• 參加校友輔導講座

• 就業需知與職場心法

• 創業過來路

• 升學甘苦談與獨家秘笈

• 校友個人履歷與事業網頁

• 商機與職訊的交換與媒合

• 校友溝通交流平台(虛擬的網站與實體的專題活動)

另針對校友的需求，思考可配合學校服務校友的項目包含：

• 終身學習資源中心

• 學校課程資源(學分班、在職專班等)

• 圖書館運用(含實體與網路，特別是專業資料庫)

• 產學合作資源(運用學校既有師生人力作研發或專案)

• 學校場地資源(租用學校空檔期間作企業內訓場地)

• 學校人力資源(以專案方式有償使用學校有經驗人力辦學習活動)

• 其他學習資源

• 校友事業育成中心(可以明訂回饋辦法與分享機制，逐漸發展成為既能協助校友又可創造利潤的機構)

• 法律事務

• 財務規劃

• 行政管理

• 市場行銷

• 人力資源